Положення про обробку і захист персональних даних у базах персональних даних, володільцем яких є Продавець

Зміст

1. Загальні поняття та сфера застосування
2. Перелік баз персональних даних
3. Мета обробки персональних даних
4. Порядок обробки персональних даних: отримання згоди, повідомлення про права та дії з персональними даними суб'єкта персональних даних
5. Місцезнаходження бази персональних даних
6. Умови розкриття інформації про персональні дані третім особам
7. Захист персональних даних: способи захисту, відповідальна особа, працівники, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних, строк зберігання персональних даних
8. Права суб'єкта персональних даних
9. Порядок роботи із запитами суб'єкта персональних даних
10. Повідомлення про обробку персональних даних

1. Загальні поняття та сфера застосування

1.1. Визначення термінів:

• база персональних даних — іменована сукупність упорядкованих персональних даних в електронній формі та/або у формі картотек персональних даних;
• відповідальна особа — визначена особа, яка організовує роботу, пов'язану із захистом персональних даних під час їх обробки, відповідно до закону;
• володілець бази персональних даних — фізична або юридична особа, якій законом або за згодою суб'єкта персональних даних надано право на обробку цих даних, яка затверджує мету обробки персональних даних у цій базі даних, установлює склад цих даних та процедури їх обробки, якщо інше не визначено законом;
• загальнодоступні джерела персональних даних — довідники, адресні книги, реєстри, списки, каталоги, інші систематизовані збірники відкритої інформації, які містять персональні дані, розміщені та опубліковані з відома суб'єкта персональних даних. Не вважаються загальнодоступними джерелами персональних даних соціальні мережі та інтернет-ресурси, у яких суб'єкт персональних даних залишає свої персональні дані (окрім випадків, коли суб'єктом персональних даних прямо зазначено, що персональні дані розміщені з метою їх вільного поширення та використання);
• згода суб'єкта персональних даних — будь-яке документоване, добровільне волевиявлення фізичної особи щодо надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки;
• знеособлення персональних даних — вилучення відомостей, які дають змогу ідентифікувати особу;
• обробка персональних даних — будь-яка дія або сукупність дій, здійснених повністю чи частково в інформаційній (автоматизованій) системі та/або в картотеках персональних даних, які пов'язані зі збиранням, реєстрацією, накопиченням, зберіганням, адаптуванням, зміною, поновленням, використанням і поширенням (розповсюдженням, реалізацією, передачею), знеособленням, знищенням відомостей про фізичну особу;
• персональні дані — відомості чи сукупність відомостей про фізичну особу, яка ідентифікована або може бути конкретно ідентифікована;
• розпорядник бази персональних даних — фізична чи юридична особа, якій володільцем бази персональних даних або законом надано право обробляти ці дані. Не є розпорядником бази персональних даних особа, якій володільцем та/або розпорядником бази персональних даних доручено виконувати роботи технічного характеру з базою персональних даних без доступу до змісту персональних даних;
• суб'єкт персональних даних — фізична особа, стосовно якої відповідно до закону здійснюється обробка її персональних даних;
• третя особа — будь-яка особа, за винятком суб'єкта персональних даних, володільця чи розпорядника бази персональних даних та уповноваженого державного органу з питань захисту персональних даних, якій володільцем чи розпорядником бази персональних даних здійснюється передача персональних даних відповідно до закону;
• особливі категорії даних — персональні дані про расове або етнічне походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в політичних партіях та професійних спілках, а також дані, що стосуються здоров'я чи статевого життя.

1.2. Володільцем баз персональних даних є Продавець — фізична особа-підприємець Добруцька О. О. (ІПН 2311803307), місцезнаходження: Україна, м. Луцьк, вул. Конякіна, буд. 14.

1.3. Це Положення є обов'язковим для застосування відповідальною особою та працівниками Продавця, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв'язку з виконанням своїх службових (трудових) обов'язків.

2. Перелік баз персональних даних

2.1. Продавець є володільцем таких баз персональних даних:

• база персональних даних контрагентів (покупців).

3. Мета обробки персональних даних

3.1. Метою обробки персональних даних у базі є:

• забезпечення реалізації цивільно-правових відносин, зокрема оформлення, виконання та доставка замовлень;
• надання, отримання та здійснення розрахунків за придбані товари й послуги відповідно до Податкового кодексу України та Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»;
• зв'язок з Покупцем щодо замовлення, його обміну чи повернення.

4. Порядок обробки персональних даних: отримання згоди, повідомлення про права та дії з персональними даними суб'єкта персональних даних

4.1. Згода суб'єкта персональних даних має бути добровільним волевиявленням фізичної особи щодо надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки.

4.2. Згода суб'єкта персональних даних може бути надана в таких формах:

• документ на паперовому носії з реквізитами, що дають змогу ідентифікувати цей документ і фізичну особу;
• електронний документ, який має містити обов'язкові реквізити, що дають змогу ідентифікувати цей документ та фізичну особу. Добровільне волевиявлення фізичної особи щодо надання дозволу на обробку її персональних даних доцільно засвідчувати електронним підписом суб'єкта персональних даних;
• відмітка на електронній сторінці документа чи в електронному файлі, що обробляється в інформаційній системі на основі документованих програмно-технічних рішень;
• оформлення замовлення на сайті www.bavna.ua із прийняттям умов Публічного договору (оферти) або внесення передоплати під час замовлення через соціальну мережу Instagram.

4.3. Згода суб'єкта персональних даних надається під час оформлення цивільно-правових відносин відповідно до чинного законодавства.

4.4. Повідомлення суб'єкта персональних даних про включення його персональних даних до бази персональних даних, права, визначені Законом України «Про захист персональних даних», мету збору даних та осіб, яким передаються його персональні дані, здійснюється під час оформлення цивільно-правових відносин відповідно до чинного законодавства. Це Положення розміщується на сайті Продавця.

4.5. Обробка персональних даних про расове або етнічне походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в політичних партіях та професійних спілках, а також даних, що стосуються здоров'я чи статевого життя (особливі категорії даних), забороняється.

5. Місцезнаходження бази персональних даних

5.1. Зазначена в розділі 2 цього Положення база персональних даних розташована за адресою Продавця: Україна, м. Луцьк, вул. Конякіна, буд. 14, а також в електронному вигляді в інформаційних системах, які використовує Продавець для обліку та виконання замовлень.

6. Умови розкриття інформації про персональні дані третім особам

6.1. Порядок доступу третіх осіб до персональних даних визначається умовами згоди суб'єкта персональних даних, наданої володільцю персональних даних на обробку цих даних, або відповідно до вимог закону.

6.2. Для виконання замовлення Продавець може передавати необхідні персональні дані (прізвище, ім'я, контактний телефон, адреса доставки) службам доставки та платіжним сервісам, які беруть участь у виконанні замовлення.

6.3. Доступ до персональних даних третій особі не надається, якщо зазначена особа відмовляється взяти на себе зобов'язання щодо забезпечення виконання вимог Закону України «Про захист персональних даних» або неспроможна їх забезпечити.

6.4. Суб'єкт відносин, пов'язаних з персональними даними, подає запит щодо доступу до персональних даних (далі — запит) володільцю персональних даних.

6.5. У запиті зазначаються:

• прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання (місце перебування) і реквізити документа, що посвідчує фізичну особу, яка подає запит (для фізичної особи — заявника);
• найменування, місцезнаходження юридичної особи, яка подає запит, посада, прізвище, ім'я та по батькові особи, яка засвідчує запит, а також підтвердження того, що зміст запиту відповідає повноваженням юридичної особи (для юридичної особи — заявника);
• прізвище, ім'я та по батькові, а також інші відомості, що дають змогу ідентифікувати фізичну особу, стосовно якої робиться запит;
• відомості про базу персональних даних, стосовно якої подається запит, чи відомості про володільця або розпорядника цієї бази персональних даних;
• перелік персональних даних, що запитуються;
• мета та/або правові підстави для запиту.

6.6. Строк вивчення запиту на предмет його задоволення не може перевищувати десяти робочих днів з дня його надходження. Протягом цього строку володілець бази персональних даних доводить до відома особи, яка подає запит, що запит буде задоволено або що відповідні персональні дані не підлягають наданню, із зазначенням підстави, визначеної у відповідному нормативно-правовому акті. Запит задовольняється протягом тридцяти календарних днів з дня його надходження, якщо інше не передбачено законом.

6.7. Відстрочення доступу до персональних даних третіх осіб допускається в разі, якщо необхідні дані не можуть бути надані протягом тридцяти календарних днів з дня надходження запиту. При цьому загальний строк вирішення питань, порушених у запиті, не може перевищувати сорока п'яти календарних днів.

6.8. Повідомлення про відстрочення доводиться до відома третьої особи, яка подала запит, у письмовій формі з роз'ясненням порядку оскарження такого рішення.

6.9. У повідомленні про відстрочення зазначаються:

• прізвище, ім'я та по батькові посадової особи;
• дата відправлення повідомлення;
• причина відстрочення;
• строк, протягом якого буде задоволено запит.

6.10. Відмова у доступі до персональних даних допускається, якщо доступ до них заборонено згідно із законом.

6.11. У повідомленні про відмову зазначаються:

• прізвище, ім'я та по батькові посадової особи, яка відмовляє у доступі;
• дата відправлення повідомлення;
• причина відмови.

6.12. Рішення про відстрочення або відмову у доступі до персональних даних може бути оскаржено до суду.

7. Захист персональних даних: способи захисту, відповідальна особа, працівники, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних, строк зберігання персональних даних

7.1. Продавець вживає організаційних і технічних заходів для захисту персональних даних від втрати, крадіжки, несанкціонованого знищення, викривлення, підроблення та копіювання, зокрема: обмежує доступ до баз персональних даних колом осіб, визначених Продавцем, використовує паролі та захищені облікові записи, зберігає дані на пристроях і в сервісах із контрольованим доступом.

7.2. Відповідальна особа організовує роботу, пов'язану із захистом персональних даних під час їх обробки, відповідно до закону. Відповідальна особа визначається наказом Продавця. Обов'язки відповідальної особи щодо організації такої роботи зазначаються в наказі або посадовій інструкції.

7.3. Відповідальна особа зобов'язана:

• знати законодавство України у сфері захисту персональних даних;
• розробити процедури доступу працівників до персональних даних відповідно до їхніх професійних, службових або трудових обов'язків;
• забезпечити виконання працівниками Продавця вимог законодавства України у сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів, що регулюють обробку і захист персональних даних;
• розробити порядок внутрішнього контролю за дотриманням цих вимог, який повинен містити норми щодо періодичності здійснення такого контролю;
• повідомляти Продавця про факти порушення працівниками вимог законодавства України у сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів у строк не пізніше одного робочого дня з моменту виявлення таких порушень;
• забезпечити зберігання документів, що підтверджують надання суб'єктом персональних даних згоди на обробку своїх персональних даних та повідомлення цього суб'єкта про його права.

7.4. З метою виконання своїх обов'язків відповідальна особа має право:

• отримувати необхідні документи, зокрема накази й інші розпорядчі документи, пов'язані з обробкою персональних даних;
• робити копії з отриманих документів, зокрема копії файлів та записів, що зберігаються в електронних системах Продавця;
• брати участь в обговоренні питань організації роботи, пов'язаної із захистом персональних даних під час їх обробки;
• вносити на розгляд пропозиції щодо покращення діяльності та вдосконалення методів роботи, подавати зауваження та варіанти усунення виявлених недоліків у процесі обробки персональних даних;
• одержувати пояснення з питань здійснення обробки персональних даних;
• підписувати та візувати документи в межах своєї компетенції.

7.5. Працівники, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв'язку з виконанням своїх службових (трудових) обов'язків, зобов'язані дотримуватися вимог законодавства України у сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів щодо обробки і захисту персональних даних.

7.6. Працівники, які мають доступ до персональних даних, зокрема здійснюють їх обробку, зобов'язані не допускати розголошення в будь-який спосіб персональних даних, які їм було довірено або які стали їм відомі у зв'язку з виконанням професійних, службових чи трудових обов'язків. Таке зобов'язання чинне й після припинення ними діяльності, пов'язаної з персональними даними, крім випадків, установлених законом.

7.7. Особи, які мають доступ до персональних даних, зокрема здійснюють їх обробку, у разі порушення ними вимог Закону України «Про захист персональних даних» несуть відповідальність згідно із законодавством України.

7.8. Персональні дані не повинні зберігатися довше, ніж це необхідно для мети, для якої такі дані зберігаються, але в будь-якому разі не довше строку, визначеного згодою суб'єкта персональних даних, та з урахуванням строків зберігання документів, установлених законодавством про бухгалтерський облік і оподаткування.

8. Права суб'єкта персональних даних

8.1. Суб'єкт персональних даних має право:

• знати про місцезнаходження бази персональних даних, яка містить його персональні дані, її призначення та найменування, місцезнаходження та/або місце проживання (перебування) володільця чи розпорядника цієї бази або дати відповідне доручення щодо отримання цієї інформації уповноваженим ним особам, крім випадків, установлених законом;
• отримувати інформацію про умови надання доступу до персональних даних, зокрема інформацію про третіх осіб, яким передаються його персональні дані, що містяться у відповідній базі персональних даних;
• на доступ до своїх персональних даних, що містяться у відповідній базі персональних даних;
• отримувати не пізніше ніж за тридцять календарних днів з дня надходження запиту, крім випадків, передбачених законом, відповідь про те, чи зберігаються його персональні дані у відповідній базі персональних даних, а також отримувати зміст його персональних даних, які зберігаються;
• пред'являти вмотивовану вимогу із запереченням проти обробки своїх персональних даних органами державної влади, органами місцевого самоврядування під час здійснення їхніх повноважень, передбачених законом;
• пред'являти вмотивовану вимогу щодо зміни або знищення своїх персональних даних будь-яким володільцем та розпорядником цієї бази, якщо ці дані обробляються незаконно чи є недостовірними;
• на захист своїх персональних даних від незаконної обробки та випадкової втрати, знищення, пошкодження у зв'язку з умисним приховуванням, ненаданням чи несвоєчасним їх наданням, а також на захист від надання відомостей, що є недостовірними чи ганьблять честь, гідність та ділову репутацію фізичної особи;
• звертатися з питань захисту своїх прав щодо персональних даних до органів державної влади, органів місцевого самоврядування, до повноважень яких належить здійснення захисту персональних даних;
• застосовувати засоби правового захисту в разі порушення законодавства про захист персональних даних;
• відкликати надану згоду на обробку персональних даних, звернувшись до Продавця (з урахуванням обов'язку Продавця зберігати документи, передбачені законом).

9. Порядок роботи із запитами суб'єкта персональних даних

9.1. Суб'єкт персональних даних має право на одержання будь-яких відомостей про себе в будь-якого суб'єкта відносин, пов'язаних з персональними даними, без зазначення мети запиту, крім випадків, установлених законом.

9.2. Доступ суб'єкта персональних даних до даних про себе здійснюється безоплатно.

9.3. Суб'єкт персональних даних подає запит щодо доступу до персональних даних (далі — запит) Продавцю письмово за адресою: Україна, м. Луцьк, вул. Конякіна, буд. 14, або за контактними даними, указаними на сайті Продавця. У запиті зазначаються:

• прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання (місце перебування) і реквізити документа, що посвідчує особу суб'єкта персональних даних;
• інші відомості, що дають змогу ідентифікувати особу суб'єкта персональних даних (зокрема номер замовлення);
• відомості про базу персональних даних, стосовно якої подається запит, чи відомості про володільця цієї бази;
• перелік персональних даних, що запитуються.

9.4. Строк вивчення запиту на предмет його задоволення не може перевищувати десяти робочих днів з дня його надходження. Протягом цього строку Продавець доводить до відома суб'єкта персональних даних, що запит буде задоволено або що відповідні персональні дані не підлягають наданню, із зазначенням підстави, визначеної у відповідному нормативно-правовому акті.

9.5. Запит задовольняється протягом тридцяти календарних днів з дня його надходження, якщо інше не передбачено законом.

10. Повідомлення про обробку персональних даних

10.1. Продавець не обробляє персональні дані особливих категорій, обробка яких становить особливий ризик для прав і свобод суб'єктів персональних даних (п. 4.5 цього Положення). Якщо така обробка стане необхідною, Продавець повідомить про неї Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини відповідно до статті 9 Закону України «Про захист персональних даних».